Vergabearten

Autoren: 

Kornelius Götz
Die Präqualifikation ist bei allen drei folgenden Vergabearten zu prüfen. Bei der freihändigen Vergabe ist allerdings selten eine förmliche Präqualifikation gefordert.
 

1. Direkte Vergabe ("freihändige" Vergabe)
Die Vergabe erfolgt direkt an eine Firma oder Person, ohne vorab ein wettbewerbsfähiges Angebot einzuholen. 

Diese Methode wird in der Regel verwendet, um Gutachten, Berichte oder kleine Erhaltungsmaßnahmen zu beauftragen. Es kann auch für die Verpflichtung von Fachleuten verwendet erden, wenn die Aufgabe so speziell ist, dass kein sinnvoller Wettbewerb zu erwarten ist. Bei der direkten Vergabe ist die Einhaltung der Schwellenwerte besonders kritisch zu prüfen.
 
2. Angebotsbeiziehung im Wettbewerb (Wettbewerbsverfahren)
Es gibt zwei Ansätze für eine Ausschreibung mit Wettbewerb:
  1. Der Auftraggeber legt nur den Rahmen und das Endergebnis (Ziel) für die durchzuführenden Arbeiten fest, die erforderlichen Methoden werden vom Bieter ausgearbeitet.
  2. Der Auftraggeber stellt eine verbindliche Leistungsbeschreibung auf, der Bieter muss auf diese Leistungsbeschreibung anbieten; Alternativen können im Rahmen eines sogenannten Nebenangebotes zugelassen werden, das Hauptangebot muss dennoch vom Bieter ausgefüllt werden.
2.1 Zielbeschreibung und konkurrierende Methoden
Dieses Verfahren wird normalerweise verwendet, um Muster (die sog. "Musterbaustelle") zu beauftragen, einen Berater oder Fachplaner zu finden oder Erhaltungsmaßnahmen in geringem Umfang zu vergeben.
Es eignet sich besonders für Situationen, in denen alternative Methoden vorhanden sind oder die Methode nicht genau im Voraus spezifiziert werden kann. Es hat den Vorteil, dass es für den Auftraggeber weniger aufwändig ist als eine formale Ausschreibung; aber auch hier ist die Einhaltung von Schwellenwerten genau zu beachten.
Bei diesem Verfahren muss der Auftraggeber über ausreichende Sachkenntnisse verfügén, um die verschiedenen angebotenen Methoden zu bewerten. Wenn diese Expertise nicht verfügbar ist, sollte sich der Auftraggeber fachkundige Hilfe holen. Folgende Vorgehensweise ist zu beachten:
  • Der Auftraggeber entscheidet über den Umfang der geforderten Arbeit und beschreibt die Leistung lediglich durch das zu erreichende Ergebniss, aber nicht die dazu erforderliche Methodik.
  • Die Bieter können (oder müssen in bestimmten Fällen) das Objekt vorab untersuchen und dann ein finanzielles Angebot abgeben zusammen mit einer Methodenbeschreibung die zeigt, wie das vom Auftraggeber vorgegebene Ziel erreicht werden soll. Die Methodenbeschreibung darf nicht ohne Zustimmung des Bieters für andere Zwecke verwendet werden.
2.2 Zielbeschreibung und vorgegebene Methoden
Dieses Verfahren wird üblicherweise angewendet, wenn ein umfassendes Leistungsverzeichnis zur Verfügung gestellt werden kann und eine wettbewerbsfähige Auswahl der Bieter erforderlich ist .
 
Das Aufstellen eines Leistungsverzeichnisses durch den Auftraggeber und die Bearbeitung der Ausschreibung durch den Bieter sind zeitaufwändig und teuer.
Wegen des Aufwandes wird diese Methode in der Regel nur für Aufträge oberhalb der finanziellen Schwellenwerte angewendet, sie kann aber auch für geringere Auftragsvolumen verwendet werden.
Die Aufträge sollten durch eine öffentliche Ausschreibung bekannt gegeben werden, um qualifizierte Bieter zu informieren und einen großen Bieterkreis für eine Beteiligung zu gewinnen.
Die wichtigste Voraussetzung ist - wie gesagt - das Aufstellen eines genauen Leistungsverzeichnisses. Das Auswahlverfahren wird im Allgemeinen wie folgt durchgeführt:
  1. Bekanntmachung durch Ausschreibung
    Um den potentiellen Bietern zu informieren, wird eine Bekanntmachung veröffentlicht. Sie enthält eine kurze Projektbeschreibung, Nennung des Auftraggebers, den Standort der Anlage oder des Objekts, die ungefähre finanzielle Größenordnung des Projekts (falls dies möglich ist), die voraussichtlichen Start- und Fertigstellungstermine sowie das Datum der Angebotsabgabe. Der Bieter reagiert auf die Bekanntmachung innerhalb der vorgegebenen Zeit durch eine Interessensbekundung.
  2. Präqualifikation
    Der Auftraggeber sendet ein Präqualifizierungsformular an diejenigen, die auf die Bekanntmachung der Ausschreibung antworten.
  3.  Ausschreibungstext
    Nach Auswertung der Präqualifikation werden den qualifizierten Bewerbern das Leistungsverzeichnis zugestellt und alle weiteren Angebotsunterlagen (Einzelheiten zum Vertrag, weitere Bedingungen etc.). Für die Angebotsabgabe wird ein verbindlicher Termin (Datum/Uhrzeit) mitgeteilt.
  4. Angebot
    Die Bieter erhalten unverbindlich die Möglichkeit zur persönlichen Inaugenscheinnahme des Objekts / Projekts. Sie reichen dann ihre Angebote ein, indem sie jede einzelene Positionen des Leistungsverzeichnisses ausfüllen, am Ende die Summe bilden und das ANgebot rechtsverbindlich unterzeichnen; verspätet eingegangene Angebote werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
  5. Nebenangebot
    Eine Alternative zum Hauptangebot (also dem Leistungsverzeichnis des AG) wird in der Regel akzeptiert, wenn der Bieter brauchbare alternative Methoden oder Materialien vorschlägt. Das Hauptangebot muss dennoch vollständig bearbeitet werden, damit ein Vergleich aller Angebote - auch solcher ohne Nebenangebot - möglich ist.
  6. Bietergemeinschaft 
    Wenn zwei oder mehr Bieter gemeinsam ein Angebot abgeben, ist dies zulässig und sogar sinnvoll, weil dadurch ein breiteres Spektrum an Erfahrung eingebracht werden kann und auch, um kleineren Unternehmen eine Chance auf größere Aufträge zu ermöglichen: Dies ist im Falle von Konservierung und Restaurierung besonders wichtig, da hier in der Regel kleine Unternehmen etabliert sind. Die Bietergemeinschaft ist bei Angebotsabgabe verbindlich zu erklären. In der Bietergemeinschaft haften alle Teilnehmer für die gesamte Auftragserfüllung.
  7. Nachunternehmer
    Ein Bieter kann auch Nachunternehmer in sein Angebot aufnehmen, um bestimmte Spezialaufgaben ausführen zu können, die er aus eigener Kraft nicht oder nur unzureichend ausführen kann. Der Umfang und die genauen Einzelheiten (welcher Nachunternehmer, welcher Umfang, welche Teilleistung etc.) ist verbindlich mit der Angebotsabgabe zu erklären. Der Bieter haftet im Gegensatz zur Bietergemeinsachaft alleine für die Auftragserfüllung.
  8. Angebotsöffnung
    Der Auftraggeber öffnet die Angebote nicht vor dem vereinbarten Zeitpunkt. Für die Angebotseröffnung (die sogenannte Submission) sind unterschiedlich strenge Vorschriften im Gebrauch, eine schriftliche Protokollierung ist jedenfalls erforderlich. Die fristgerecht eingereichten Angebote werden förmlich auf Vollständigkeit geprüft, danach folgt die Prüfung sowohl der Gesamt- als auch der Einzelkosten auf Rechenfehler. Alle Angebote werden in einem sogenannten Preisspiegel verglichen und bewertet: In der Regel gilt als Bestbieter derjenige, der den günstigsten Preis bietet. Nebenangebote werden nach Qualitäts- und Kostenkriterien bewertet..
  9. Vergabegespräch
    Nach der Auswahl des Bestbieters kann ein  Vergabegespräch geführt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn zwei Bieter sehr eng beieinander liegende Angebote abgegeben haben. Sowohl dem Auftraggeber als auch dem Bieter dient das Gespräch dazu, ein gemeinsames Verständnis aller Facetten des Projekts zu erlangen (zum Beispiel in der praktischen Durchführung, in finanziellen oder vertraglichen Fragen etc.).